E-mail - Autoreply instellen

Een autoreply - ook wel Out of Office (OOO) genaamd - is een handige manier om mensen te laten weten dat je afwezig bent en niet kan reageren op een mail die ze je gestuurd hebben. Er zijn twee mogelijke manieren om een autoreply in te stellen; via cPanel of via je webmail account.

Optie 1. cPanel

1. Log in op cPanel

2. Navigeer naar E-mail > Automatische beantwoorders of zoek naar Automatische beantwoorders in de zoekbalk bovenaan de homepagina

3. De Automatische beantwoorders pagina wordt weergegeven

4. Klik daarna op Automatische beantwoorder toevoegen

5. De Automatische beantwoorden toevoegen pagina wordt weergegeven. We geven graag meer uitleg bij de velden:

Tekenset - Dit gaat over het gebruik van een set met karakters en tekens, welke internationaal de standaard keuze is. Kies hier altijd voor utf-8
Interval - Dit zijn het aantal uren dat gewacht wordt totdat er een autoresponder reactie wordt gegeven op een tweede email van dezelfde afzender. Bij 0 wordt op iedere nieuwe e-mail van dezelfde afzender gereageerd. We raden echter aan om dit getal op minstens 24 te zetten.
E-mail - Vul hier het account in welke je wilt laten reageren. Als je de autoreply wilt laten versturen vanuit info@domeinnaam.nl, vul hier dan info in.
Domein - Bij domein selecteer je de domeinnaam waarvoor je de autoreply wilt instellen. Als het goed is staat deze al goed ingesteld vanuit de vorige pagina
Van - Vul hier jouw naam of bedrijfsnaam in
Onderwerp - Vul hier het onderwerp van je autoreply in, bijvoorbeeld “Out of office”, "Afwezig". Als je wilt dat er een antwoord gestuurd wordt met Re: voor het onderwerp van de afzender, vul dan in Re: %Subject%
HTML - Geef hier aan of je bericht is opgemaakt in HTML. Als je bij Hoofdtekst standaard tekst wilt toevoegen hoef je deze optie niet aan te vinken.
Hoofdtekst - Typ of plak hier de tekst die naar de afzender teruggestuurd moet worden.7. Bij de volgende en laatste stap kun je aangeven van/tot wanneer je de autoreply wilt instellen

Start - Onmiddellijk spreekt natuurlijk voor zich. Bij aangepast kun je een aangepaste datum invullen wanneer de autoreply ingesteld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld de datum zijn dat je op vakantie gaat
Stoppen - Kies aangepast wanneer je een aangepaste datum wilt selecteren. Dit kan bijvoorbeeld de dag zijn nadat je van vakantie bent teruggekomen en weer aan de slag gaat

6. Klik op Maken om de autoreply aan te maken

7. De autoreply is nu ingesteld

Optie 2. Webmail

1. Surf naar het webmail-subdomein van je domeinnaam, vb. https://webmail.domeinnaam.nl.

2. Het login scherm van je webmail wordt weergegeven

3. Log in met je mailadres als gebruikersnaam (vb. info@domeinnaam.nl) en je wachtwoord

4. Wanneer je gegevens juist zijn wordt je automatisch doorgestuurd naar de inbox van je webmail

5. Klik hierna in het verticale menu linksonder op cPanel Home

6. De cPanel Home pagina wordt weergegeven

7. Klik links onder Manage Your Inbox op Autoresponders

8. De Automatische beantwoorders pagina wordt weergegeven

9. Klik op Automatische beantwoorden toevoegen

11. De Automatische beantwoorden toevoegen pagina wordt weergegeven. We geven graag meer uitleg bij de velden:

Tekenset - Dit gaat over het gebruik van een set met karakters en tekens, welke internationaal de standaard keuze is. Kies hier altijd voor utf-8
Interval - Dit zijn het aantal uren dat gewacht wordt totdat er een autoresponder reactie wordt gegeven op een tweede email van dezelfde afzender. Bij 0 wordt op iedere nieuwe e-mail van dezelfde afzender gereageerd. We raden echter aan om dit getal op minstens 24 te zetten.
E-mail - Vul hier het account in welke je wilt laten reageren. Als je de autoreply wilt laten versturen vanuit info@domeinnaam.nl, vul hier dan info in.
Domein - Bij domein selecteer je de domeinnaam waarvoor je de autoreply wilt instellen. Als het goed is staat deze al goed ingesteld vanuit de vorige pagina
Van - Vul hier jouw naam of bedrijfsnaam in
Onderwerp - Vul hier het onderwerp van je autoreply in, bijvoorbeeld “Out of office”, "Afwezig". Als je wilt dat er een antwoord gestuurd wordt met Re: voor het onderwerp van de afzender, vul dan in Re: %Subject%
HTML - Geef hier aan of je bericht is opgemaakt in HTML. Als je bij Hoofdtekst standaard tekst wilt toevoegen hoef je deze optie niet aan te vinken.
Hoofdtekst - Typ of plak hier de tekst die naar de afzender teruggestuurd moet worden

Start - Onmiddellijk spreekt natuurlijk voor zich. Bij aangepast kun je een aangepaste datum invullen wanneer de autoreply ingesteld moet worden. Dit kan bijvoorbeeld de datum zijn dat je op vakantie gaat
Stoppen - Kies aangepast wanneer je een aangepaste datum wilt selecteren. Dit kan bijvoorbeeld de dag zijn nadat je van vakantie bent teruggekomen en weer aan de slag gaat

13. Klik op Maken om de autoreply aan te maken

14. De autoreply is nu ingesteld