Afsprakenmodule

Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je de afsprakenmodule (Latepoint) gebruikt en beheert. De module maakt het mogelijk om online afspraken te laten boeken, behandelaars te beheren en automatisch bevestigingen te versturen.

Via de inhoudsopgave kun je snel naar het onderdeel gaan dat voor jou van toepassing is.

1. Behandelaars beheren

• 1.1 Nieuwe behandelaar toevoegen in Latepoint
• 1.2 Behandelaar bewerken of verwijderen (binnenkort beschikbaar)
• 1.3 Beschikbaarheid en werkdagen instellen (binnenkort beschikbaar)

2. Diensten beheren

• 2.1 Nieuwe dienst (behandeling) aanmaken (binnenkort beschikbaar)
• 2.2 Diensten koppelen aan behandelaars (binnenkort beschikbaar)
• 2.3 Duur, prijs en buffers instellen (binnenkort beschikbaar)

3. Afspraken beheren

• 3.1 Handmatig een afspraak inplannen (binnenkort beschikbaar)
• 3.2 Afspraak wijzigen of annuleren (binnenkort beschikbaar)
• 3.3 Interne blokkers toevoegen (binnenkort beschikbaar)

4. Klanten & gegevens

• 4.1 Klantenoverzicht (binnenkort beschikbaar)
• 4.2 Klantgegevens aanpassen (binnenkort beschikbaar)
• 4.3 Afsprakenhistorie bekijken (binnenkort beschikbaar)

1.1. Nieuwe behandelaar toevoegen in Latepoint

Om een nieuwe behandelaar (agent) correct toe te voegen in Latepoint, zijn er drie stappen nodig:

1. Een e-mailadres aanmaken in cPanel
2. Een WordPress-gebruiker aanmaken met de rol Latepoint Agent
3. De behandelaar toevoegen in Latepoint zelf

Stap 1 – E-mailadres aanmaken in cPanel

Elke behandelaar heeft een eigen e-mailadres nodig (bijvoorbeeld naam@jouwdomein.nl).

Zo doe je dat:

1. Log in op je account bij Surver via https://my.surver.nl
2. Ga naar Diensten > Mijn diensten en klik achter de juiste dienst op Beheren
3. Klik onder Acties op Login op cPanel
4. Ga naar Email → Email accounts
5. Klik rechts in beeld op de blauwe knop Create
6. Vul in:
   • E-mailadres (bijv. naam@jouwdomein.nl )
   • Wachtwoord
7. Klik op Create

Stap 2 – WordPress-gebruiker aanmaken (rol: Latepoint Agent)

Nu maken we een gebruiker aan in WordPress.

Zo doe je dat:

1. Log in op WordPress

2. Ga naar Gebruikers > Gebruiker toevoegen

   Vul in:

   • Gebruikersnaam: de voor- en achternaam van de behandelaar
   • E-mailadres: het e-mailadres dat je eerder binnen cPanel hebt aangemaakt
3. Kies bij Rol: Latepoint agent
4. Sla het door het systeem gegenereerde wachtwoord op. Hiermee kan de behandelaar later inloggen op zijn of haar Latepoint account
5. Klik op Nieuwe gebruiker toevoegen

Stap 3 – Behandelaar toevoegen in Latepoint

Tot slot voegen we de behandelaar toe binnen Latepoint zelf.

Zo doe je dat:

1. Ga in WordPress naar Latepoint → Medewerkers

2. Klik op New agent

   Vul de gegevens in:

   • Kies een foto
   • Vul de voor- en achternaam van de behandelaar in
   • E-mailadres (exact hetzelfde als in WordPress)
   • Koppel de juiste WordPress-gebruiker
   • Stel eventueel in:
     • Diensten
     • Werkdagen & tijden
     • Locaties
3. Klik op Wijzigingen opslaan

Klaar! De behandelaar is nu actief en kan geboekt worden via de boekingsmodule.