Wat is Google Workspace?
Google Workspace is de zakelijke omgeving van Google voor e-mail, agenda’s, bestanden, online vergaderen en samenwerken.
Met Google Workspace gebruik je bekende Google diensten zoals Gmail, Agenda, Drive, Meet, Docs en Sheets binnen je eigen organisatie en met je eigen domeinnaam.
In plaats van een privé Gmail-adres zoals naam@gmail.com , gebruik je een professioneel e-mailadres zoals naam@domeinnaam.nl .
Waarvoor gebruik je Google Workspace?
Google Workspace wordt gebruikt voor het beheren van zakelijke communicatie en samenwerking.
Je kunt Google Workspace onder andere gebruiken voor:
- Zakelijke e-mail via Gmail
- Agenda’s beheren en delen
- Bestanden opslaan in Google Drive
- Online samenwerken in documenten
- Videomeetings organiseren via Google Meet
- Gebruikers en e-mailaccounts beheren
- Beveiligingsinstellingen instellen
Welke diensten zitten in Google Workspace?
Afhankelijk van je licentie krijg je toegang tot verschillende Google diensten.
Gmail
Met Gmail gebruik je zakelijke e-mail op je eigen domeinnaam.
Voorbeeld:info@domeinnaam.nl
Je gebruikt hiervoor de Gmail-interface van Google, maar dan met je eigen zakelijke e-mailadres.
Google Agenda
Met Google Agenda kun je afspraken plannen, agenda’s delen en uitnodigingen versturen.
Dit is handig wanneer je met meerdere collega’s werkt of gezamenlijke afspraken wilt beheren.
Google Drive
Google Drive is de online opslagomgeving van Google.
Hier kun je bestanden opslaan, delen en openen vanaf verschillende apparaten.
Google Docs, Sheets en Slides
Met Google Docs, Sheets en Slides kun je online werken aan documenten, spreadsheets en presentaties.
Meerdere gebruikers kunnen tegelijk in hetzelfde document werken.
Google Meet
Met Google Meet kun je online vergaderen via video.
Je kunt meetings starten vanuit je agenda of direct vanuit Google Meet.
Google Admin Console
De Google Admin Console is de beheeromgeving van Google Workspace.
Hier beheer je onder andere:
- Gebruikers
- Licenties
- Wachtwoorden
- Aliassen
- Beveiligingsinstellingen
- Domeininstellingen
Google Workspace en je domeinnaam
Google Workspace werkt samen met je domeinnaam.
Wil je e-mail gebruiken via Google Workspace? Dan moeten de DNS instellingen van je domeinnaam correct worden ingesteld.
Voor e-mail zijn vooral de MX-records belangrijk. Deze zorgen ervoor dat e-mail voor je domeinnaam bij Google wordt afgeleverd.
Opmerking: Zonder correcte DNS instellingen werkt e-mail via Google Workspace niet goed.
Google Workspace en je hostingpakket
Google Workspace staat los van je hostingpakket.
Je kunt dus een website bij Surver hosten en je e-mail via Google Workspace gebruiken.
In dat geval verwijst je domeinnaam voor de website naar je hostingpakket, terwijl de e-mail via Google loopt.
Opmerking: Je website en e-mail kunnen dus bij verschillende diensten actief zijn.
Licenties en gebruikers
Voor iedere gebruiker binnen Google Workspace is een licentie nodig.
Een gebruiker is meestal een persoon met een eigen mailbox, bijvoorbeeld:
jan@domeinnaam.nlsanne@domeinnaam.nlinfo@domeinnaam.nl
Je kunt gebruikers beheren via de Google Admin Console.
Aliassen
Een alias is een extra e-mailadres dat uitkomt in dezelfde mailbox.
Voorbeeld:
- Hoofdadres:
jan@domeinnaam.nl - Alias:
sales@domeinnaam.nl
E-mails naar het aliasadres komen dan binnen bij het hoofdaccount.
Voor een alias is meestal geen aparte licentie nodig.
Wanneer kies je voor Google Workspace?
Google Workspace is geschikt wanneer je professioneel wilt werken met e-mail en samenwerkingstools.
Het is vooral handig wanneer:
- Je zakelijke e-mail wilt gebruiken op je eigen domeinnaam
- Je met meerdere gebruikers werkt
- Je bestanden veilig wilt opslaan in de cloud
- Je veel samenwerkt in documenten
- Je gebruik wilt maken van Gmail, Agenda en Drive
- Je centraal gebruikers en beveiliging wilt beheren
Voordelen van Google Workspace
Google Workspace heeft meerdere voordelen:
- Professionele e-mail via je eigen domeinnaam
- Vertrouwde Gmail-interface
- Toegang vanaf computer, tablet en telefoon
- Bestanden veilig opslaan in Google Drive
- Samenwerken in documenten
- Centraal beheer via de Admin Console
- Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden